Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie ersatzbeleg.com Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bearbeitet.
1. Verantwortliche Stelle
Aumivi AGLerchenfeldstrasse 3
9014 St. Gallen
SwitzerlandKontaktmöglichkeiten auf aumivi.com
2. Bearbeitete Personendaten
Bei der Registrierung bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten und Konto-Identifikatoren. Beim Speichern bearbeiten wir Belegdaten, Positionen, Beträge, Währungen, Steuerangaben, Käufer- und Verkäuferadressen, Adressvorlagen, Sprache und Einwilligungseinstellungen. Optional speichern wir ein Firmenlogo. Beim direkten E-Mail-Versand bearbeiten wir Empfängeradresse, Versandzeit und den versendeten Beleg. Beleginhalte können Personendaten Dritter enthalten. Adress- und Unternehmensdaten, die mit einem Konto gespeichert oder anderweitig an den Service übermittelt werden, können auch zum Training und zur Verbesserung unserer Adress- und Datendienste bearbeitet werden. Technische Dienste können IP-Adressen, Zeitstempel, Geräte- oder Browserdaten, Anfragedaten und Sicherheitsprotokolle bearbeiten.
3. Lokale und anonyme Nutzung
Anonyme Belegentwürfe und PDFs werden im Browser erzeugt und nicht absichtlich in der Servicedatenbank gespeichert. Theme- und Cookie-Auswahl werden lokal gespeichert; für die Sprache kann ein Cookie verwendet werden. Beim Herunterladen, Drucken oder Teilen gelangt ein PDF nur an das gewählte Ziel.
4. Zwecke
Wir bearbeiten Daten zur Bereitstellung von Konten und Belegfunktionen, Authentifizierung, optionalen Speicherung von Dokumenten, Vorlagen und Logos, Filterung geschäftlicher Belege, PDF- und CSV-Erstellung, direktem E-Mail-Versand, Abrechnung, Sicherung, Fehlerbehebung und Missbrauchsprävention. Adress- und Unternehmensdaten können strukturiert, abgeglichen und zum Training sowie zur Verbesserung von Suche, Vorschlägen, Zuordnung und Datenqualität für alle Nutzer verwendet werden. Zudem bearbeiten wir Daten zur Beantwortung von Anfragen und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
5. Matomo Statistics und Tag Manager
Wir verwenden Matomo Statistics, um die Nutzung des Services zu verstehen. Matomo wird vollständig auf unserem eigenen Servercluster im Vautron Rechenzentrum in Deutschland betrieben; Analysedaten werden nicht an einen externen Analysedienst übermittelt. Matomo kann IP-Adresse, Seiten-URL, Referrer, Browser- und Geräteinformationen, Zeitstempel und Linkinteraktionen bearbeiten. Ohne Analyse-Einwilligung setzt der Tracker keine Analyse-Cookies und Matomo Tag Manager wird nicht geladen. Die cookielose Messung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb und an der Verbesserung des Services. Optionale Analyse-Cookies beruhen auf Einwilligung und können jederzeit in den Cookie-Einstellungen widerrufen werden.
6. Rechtsgrundlagen nach DSGVO
Soweit die DSGVO gilt, beruht die für angeforderte Konto- und Servicefunktionen notwendige Verarbeitung auf Vertrag oder vorvertraglichen Massnahmen. Sicherheit, Zuverlässigkeit und Missbrauchsprävention beruhen auf berechtigten Interessen. Optionale Verarbeitung beruht auf widerrufbarer Einwilligung. Gesetzliche Pflichten gelten, wenn eine Verarbeitung vorgeschrieben ist.
7. Empfänger und Dienstleister
Website-Frontend, Appwrite-Authentifizierung und -Datenbank sowie Matomo werden auf dem eigenen Servercluster der Aumivi AG im Vautron Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Analyse- und Nutzungsdaten werden nicht an externe Analyseunternehmen weitergegeben. Nur wenn Sie eine entsprechende Funktion ausdrücklich nutzen, verarbeiten Stripe Zahlungs- und Abrechnungsdaten für Basic-Abonnements beziehungsweise Resend Empfängeradresse, Absenderangaben, Nachricht und PDF-Anlage für den direkten E-Mail-Versand. Daten können zudem bei gesetzlicher Pflicht offengelegt werden. Wir verkaufen keine Personendaten.
8. Internationale Bekanntgabe
Website, Appwrite und Matomo werden in Deutschland gehostet. Personendaten werden daher hauptsächlich in Deutschland bearbeitet und gespeichert, innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und in einem von der Schweiz als angemessen anerkannten Staat. Andere Übermittlungen erfolgen nur aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, anerkannter Garantien wie Standardvertragsklauseln oder einer gesetzlichen Ausnahme.
9. Aufbewahrung
Anonyme Beleginhalte werden nicht aufbewahrt. Kontodaten, gespeicherte Belege, Vorlagen und Einstellungen bleiben bis zur Löschung oder Kontoschliessung gespeichert, soweit keine längere gesetzliche Frist oder Rechtsansprüche dies erfordern. Sicherheitsprotokolle und Backups werden nur so lange wie für Betrieb und Sicherheit erforderlich aufbewahrt.
10. Ihre Rechte
Nach anwendbarem Recht können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit verlangen und Einwilligungen widerrufen. Registrierte Nutzer können Daten exportieren und die Löschung verlangen. Beschwerden sind beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten oder, soweit die DSGVO gilt, bei der zuständigen EU-/EWR-Aufsichtsbehörde möglich.
11. Erforderliche Angaben
Für die Registrierung sind Name, E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich. Das Speichern von Belegen ist optional. Ohne diese Kontodaten kann kein Konto erstellt werden; die anonyme PDF-Erstellung bleibt verfügbar.
12. Automatisierte Entscheidungen
Wir verwenden Personendaten nicht für automatisierte Entscheidungen oder Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.
13. Sicherheit
Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen, authentifizierte Sitzungen und benutzerbezogene Zugriffskontrollen. Kein Onlinedienst ist vollständig sicher. Nutzer sollten keine unnötigen besonders schützenswerten Personendaten eingeben und ihre Zugangsdaten schützen.
14. Datenschutzkontakt
Kontaktmöglichkeiten auf aumivi.comZuletzt aktualisiert: März 2026